Les 10 principes de la LPRPDE expliqués: Un guide complet pour la conformité aux règles de protection de la vie privée

La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est la loi fédérale canadienne sur la protection de la vie privée qui régit la manière dont les organisations du secteur privé traitent les données personnelles.

Toute entreprise qui opère à partir du Canada ou qui s'adresse à des résidents canadiens doit se conformer à la LPRPDE. En outre, certaines provinces canadiennes, comme le Québec, l'Alberta et la Colombie-Britannique, disposent d'une législation locale en matière de protection de la vie privée. Par conséquent, toute entreprise opérant dans ces provinces doit également se conformer aux lois locales.

Le respect des lois sur la protection de la vie privée au Canada peut sembler complexe pour les organisations, mais la loi repose sur les mêmes principes. La LPRPDE en énumère dix.

Dois-je me conformer aux principes de la LPRPDE?

Vous devez vous conformer à la LPRPDE si votre entreprise

1. opère à partir du Canada, ou
2. opère à partir de l'étranger mais cible des résidents canadiens.

La LPRPDE s'applique aux entreprises canadiennes et aux entreprises étrangères qui ont un lien avec le Canada par le biais d'activités telles que la collecte et le traitement de données personnelles de Canadiens.

Plus précisément, la loi canadienne s'applique explicitement aux entreprises canadiennes, mais reste muette sur le sujet des entreprises étrangères.

Néanmoins, sur la base de la jurisprudence générale, on peut déduire que la loi canadienne sur la protection des données s'étend aux organisations étrangères qui ont un lien réel et significatif avec le pays.

Selon l'article 4 de la LPRPDE, celle-ci s'applique aux renseignements personnels qui:

• Toute organisation collecte, utilise ou divulgue des données à des fins commerciales, ou
• identifie un employé ou un candidat à l'emploi.

Elle ne s'applique pas explicitement:

• aux institutions gouvernementales
• aux informations personnelles collectées, utilisées ou divulguées à des fins personnelles ou domestiques, et
• aux informations personnelles collectées, utilisées ou divulguées à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a déterminé que la LPRPDE s'applique aux entreprises étrangères lorsqu'elles traitent les renseignements personnels des Canadiennes et des Canadiens.

Par exemple, dans l'affaire 411Numbers, le CPVP a conclu que la LPRPDE s'applique à une entreprise qui a un lien réel et important avec le Canada. Ce lien peut être fondé sur des facteurs tels que le fait que l'entreprise traite les données personnelles des Canadiennes et des Canadiens, que ses pratiques en matière de protection de la vie privée pourraient avoir une incidence sur les Canadiennes et les Canadiens, qu'elle fasse la promotion de ses produits et services au Canada, et d'autres considérations similaires.

Quels sont les dix principes de la LPRPDE?

Les entités soumises à la LPRPDE et qui traitent des informations personnelles doivent respecter dix principes d'équité en matière d'information. Ces principes sont les suivants:

1. Responsabilité
2. Détermination des finalités
3. le consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
6. Précision
7. Garanties
8. Transparence
9. Accès individuel
10. Remise en question de la conformité
    

Responsabilité

Le principe de responsabilité prévu par la LPRPDE exige des entreprises qu'elles désignent au moins une personne chargée de veiller au respect de cette loi sur la protection de la vie privée.

La personne désignée comme responsable de la conformité à la LPRPDE doit créer un avis de confidentialité simple et facilement compréhensible qui présente les dix principes essentiels. Elle peut également être chargée de répondre aux demandes d'accès, de contribuer à la réalisation d'audits de sécurité des données et d'autres tâches connexes.

Il est important de s'assurer que la personne désignée pour assurer le respect de la LPRPDE est qualifiée et qu'elle bénéficie d'un soutien adéquat pour s'acquitter de ses tâches.

Détermination des finalités

En ce qui concerne ce principe, la LPRPDE canadienne exige que vous définissiez et communiquiez clairement les raisons pour lesquelles vous collectez un type spécifique de données. L'objectif de cette exigence est de s'assurer que vous:

1. Informer les personnes des raisons pour lesquelles leurs informations sont collectées.
2. prendre les mesures nécessaires pour éviter d'utiliser les données collectées à des fins autres que celles spécifiées
3. informer les consommateurs si les informations collectées seront utilisées pour une nouvelle finalité, ce qui vous permettra de demander un nouveau consentement pour l'utilisation des données à cette fin..
   

Consentement

Si vous êtes un responsable du traitement des données soumis à la loi canadienne PIPEDA, vous êtes tenu de demander un consentement implicite ou explicite, selon les circonstances. Le consentement doit être valable. Dans certains cas, le consentement implicite est considéré comme valable, alors que dans d'autres cas, seul le consentement explicite est considéré comme valable.

Il est important de veiller à ce que les personnes concernées soient pleinement conscientes de la signification de leur consentement et qu'elles ne se sentent pas contraintes ou trompées dans leur consentement. Il s'agit notamment de les informer des risques potentiels ou des préjudices importants pouvant résulter de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de leurs données personnelles.

En outre, vous devez consigner les cas où vous ne jugez pas nécessaire d'obtenir le consentement de l'utilisateur, en particulier lorsqu'il existe un risque de préjudice important ou lorsqu'il s'agit d'informations personnelles sensibles en matière de santé.

Limitation de la collecte

Il est essentiel de revoir vos procédures de collecte d'informations à caractère personnel afin de faire la distinction entre les informations qu'il est absolument nécessaire de collecter et celles qu'il n'est pas nécessaire de collecter.

Cette distinction est importante car le quatrième principe de la LPRPDE canadienne exige que votre entreprise ne recueille que les informations strictement nécessaires et conformes aux fins pour lesquelles vos utilisateurs ont donné leur consentement. Il s'agit notamment d'être attentif à la collecte de renseignements personnels sensibles sur la santé et de s'assurer que cette collecte est justifiée et appropriée aux fins prévues.

Limiter l'utilisation, la communication et la conservation

Pour vous conformer à la LPRPDE, vous devez élaborer des politiques et des lignes directrices qui garantissent que vous n'utilisez les renseignements sur les consommateurs que pour des raisons conformes à ce à quoi vos utilisateurs ont consenti.

De même, vous devez mettre en place des politiques concernant la durée de conservation de ces données. Idéalement, cette durée ne devrait pas dépasser le temps nécessaire à la réalisation des objectifs déclarés de la collecte.

Inversement, si vous utilisez ces données pour tirer des conclusions sur un utilisateur, vous êtes tenu de conserver ces informations pendant une période suffisamment longue pour permettre à l'utilisateur en question de les examiner.

Précision

En vertu de ce principe, vous devez veiller à ce que toutes les informations personnelles que vous recueillez soient précises, complètes et mises à jour en fonction des besoins.

Le respect des exigences de la LPRPDE au Canada conformément à ce principe dépend de la façon dont vous utilisez les informations que vous recueillez.

Idéalement, vous devez vous assurer que les informations que vous utilisez pour faire des déductions sur les utilisateurs sont mises à jour afin de minimiser le risque de prendre des décisions sur des personnes en utilisant des données inexactes.

Garanties

Considéré comme l'un des principes les plus importants de la LPRPDE canadienne, vous devez veiller à ce que les informations que vous recueillez soient protégées contre l'accès non autorisé, le vol, la copie ou la modification.

Il est important de noter que la sécurité des informations des utilisateurs est essentielle même lorsque vous éliminez des documents.

Le niveau de protection doit être proportionnel à la sensibilité des informations collectées. Les mesures de protection des données peuvent inclure des barrières d'accès physiques, telles que des mots de passe, des mesures organisationnelles, telles que l'octroi d'un accès à des membres spécifiques du personnel, ou des approches technologiques, telles que le cryptage.

Transparence

Ce principe vous oblige à informer les utilisateurs de la manière dont vous recueillez, traitez et stockez leurs données. Vous devez fournir des informations sur vos politiques et processus en matière de données personnelles dans votre politique de confidentialité.

En outre, vous devez indiquer le nom et les coordonnées de la personne que vous avez désignée pour faciliter le respect de la LPRPDE.

En outre, vous êtes tenu de fournir aux utilisateurs des informations sur la manière dont ils peuvent accéder aux données que vous avez collectées à leur sujet et sur la manière dont vous les partagez.

Accès individuel

Si une personne présente une demande écrite concernant ses données à caractère personnel, vous devez répondre en indiquant si vous avez collecté des données à son sujet, le type de données collectées, la manière dont elles ont été utilisées et les tiers qui y ont eu accès.

En outre, ce principe de la LPRPDE exige que vous permettiez aux personnes de déterminer si les données que vous détenez à leur sujet sont inexactes ou incomplètes. Si elles identifient des inexactitudes ou des incomplétudes, vous devez leur permettre de corriger ou de mettre à jour les informations.

En substance, vous êtes tenu de fournir une réponse complète dans les 30 jours suivant la réception de la demande initiale.

Contestation du respect de la loi

Le dixième principe de la LPRPDE canadienne exige que vous établissiez des procédures de réception, d'examen et de traitement des plaintes pour non-respect de la loi.

En règle générale, vous devez enquêter sur la plainte et prendre les mesures nécessaires si vous estimez qu'elle est fondée. Cela peut impliquer la modification de vos politiques ou de vos procédures.

Ensuite, vous devez informer le plaignant des mesures prises et lui indiquer les démarches qu'il peut entreprendre s'il n'est pas satisfait de votre réponse à la plainte.

Il est important d'informer les consommateurs sur la manière dont ils peuvent contester le respect de la politique de protection de la vie privée.

Comment la LPRPDE se compare-t-elle aux autres lois sur la protection des données dans le monde?

La LPRPDE est une loi complète sur la protection des renseignements personnels. Lorsqu'on la compare à d'autres lois sur la protection des données dans le monde, on constate qu'elle présente à la fois des similitudes et des différences.

Dans le paysage mondial, il y a deux tendances générales en matière de protection des données : l'une établie par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et l'autre établie par les quelques lois des États américains que nous avons jusqu'à présent, plus particulièrement la CCPA de la Californie.

En ce qui concerne les exigences en matière de consentement individuel, la LPRPDE se rapproche davantage du RGPD. Elle n'exige pas un consentement explicite dans tous les cas, mais la majorité des interactions en ligne avec les utilisateurs nécessiterait une forme de consentement.

Cela la différencie du cadre d'exclusion présent dans la loi sur la protection des données, mais les deux lois présentent des similitudes en termes d'applicabilité. La LPRPDE ne s'applique qu'à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales. Cela signifie que si les données n'ont pas été collectées dans le cadre d'une activité commerciale, elles n'entrent pas dans le champ d'application de la LPRPDE.

Si vous avez des doutes quant à l'application de la LPRPDE à votre organisation, nous vous recommandons de consulter notre guide de conformité complet pour en savoir plus sur la LPRPDE du Canada et vous assurer que votre entreprise respecte ses obligations en matière de protection des données. Vous pouvez également découvrir comment créer une bannière de cookies conforme à la LPRPDE.

Vous pouvez également prendre rendez-vous dès aujourd'hui pour parler à un expert en protection des données.