L'accord de traitement des données (ATD ou DPA) est le contrat entre l'entreprise qui a besoin de traiter des données à caractère personnel et l'entreprise qui traite des données pour le compte d'autres entreprises. Pour en savoir plus sur les accords de traitement des données, c'est par ici.
Les accords de traitement des données sont une partie essentielle mais souvent négligée de la conformité au RGPD pour les entreprises. Dans ce guide complet, nous expliquons ce qu'est un accord de traitement des données, comment il fonctionne et pourquoi les entreprises en ont besoin. Pour protéger les données de votre organisation, préparez-vous à un tour d'horizon complet de tout ce que vous devez savoir sur les DPA ! À la fin, nous vous fournirons un modèle d'accord de traitement des données qui pourrait rendre votre traitement conforme au RGPD de l'UE, au RGPD du Royaume-Uni, à la loi sur la protection des données de 2018 et à plusieurs autres lois sur la protection des données dans le monde entier. Si vous traitez des données pour le compte d'autres entreprises, vous en avez certainement besoin.
Introduction aux accords sur le traitement des données
Si vous traitez des données provenant d'autres personnes, vous devez mettre en place un accord de traitement des données. Ce contrat juridiquement contraignant définit les rôles et les responsabilités des deux parties et fixe les conditions dans lesquelles les données seront traitées.
Un accord de traitement des données est également connu sous le nom d'addendum au traitement des données (DPA), d'accord de protection des données (DPA) ou de contrat de traitement des données (DPC). Quel que soit son nom, il a pour but de vous protéger, vous et vos clients, en définissant des attentes claires concernant le traitement des données.
Ce type d'accord est de plus en plus courant, car les organisations du monde entier s'efforcent de se conformer aux nouvelles réglementations, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE. Si vous traitez les données personnelles d'individus dans l'Union européenne, vous devez disposer d'un DPA pour la protection des données personnelles avant de collecter ou de recevoir ces données.
Les responsables du traitement des données peuvent être tenus responsables des dommages s'ils ne respectent pas les termes d'un DPA, c'est pourquoi il est important de comprendre ce qui se passe dans ces accords. Dans ce guide définitif, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur les accords de protection des données:
- Quelles sont les lois sur la protection des données qui exigent la conclusion d'un DPA
- Quels sont les éléments clés d'un DPA?
- Comment puis-je commencer à rédiger mon propre DPA?
- Quelles sont les considérations en matière de protection de la vie privée et de sécurité à prendre en compte dans les DPA?
Qu'est-ce qu'un accord de traitement des données RGPD?
En vertu du RGPD, un accord de traitement des données est un contrat entre un responsable du traitement des données et un sous-traitant des données qui définit leurs droits et obligations respectifs concernant la nature des activités de traitement des données à caractère personnel traitées. L'accord de traitement des données vise à donner aux sous-traitants une certaine sécurité juridique et à les aider à se conformer à leurs obligations en matière d'accord de traitement des données.
Les DPA abordent généralement des questions telles que:
- Les finalités spécifiques pour lesquelles les données à caractère personnel seront traitées;
- Les catégories de données à caractère personnel qui seront traitées;
- La durée du traitement;
- La portée géographique du traitement;
- Les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour protéger les données à caractère personnel;
- Les droits des personnes à l'égard de leurs données à caractère personnel; et
- L'obligation des parties de se conformer au droit applicable.
Bien que la loi ne l'exige pas, il est généralement conseillé aux responsables du traitement de mettre en place un DPA avec tous les sous-traitants tiers auxquels ils font appel. En effet, les DPA peuvent aider les sous-traitants à comprendre leurs obligations en matière de protection des données et apporter une certaine sécurité juridique dans des domaines où la responsabilité potentielle est importante.
Les avantages de la mise en place d'un DPA sont les suivants:
- Garantir la conformité avec les lois sur la protection des données ;
- Protéger les droits des individus ou des personnes physiques ;
- Sauvegarder la confidentialité des données à caractère personnel ;
- Minimiser le risque d'accès non autorisé aux données à caractère personnel ; et
- Établir un cadre de responsabilité pour le traitement des données à caractère personnel.
Quelles sont les lois sur la protection des données qui exigent un accord sur le traitement des données?
Le RGPD a popularisé les DPA, mais pratiquement toutes les autorités de protection des données dans le monde les exigent désormais sous une forme ou une autre. Chaque fois qu'une loi exige des instructions écrites pour le traitement des données, le responsable du traitement et le sous-traitant doivent conclure un accord de traitement des données.
Les lois suivantes sur la protection des données exigent des DPA:
- La loi brésilienne Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
- Loi chinoise sur la protection des informations personnelles (PIPL)
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE
- Projet de loi indienne sur la protection des données personnelles numériques (Digital Personal Data Protection Bill 2023)
- Loi saoudienne sur la protection des données personnelles (PDPL)
- Loi sud-africaine sur la protection des informations personnelles (POPIA)
- Loi thaïlandaise sur la protection des données personnelles (PDPA)
- KVKK de la Turquie
- ROYAUME-UNI RGPD
- Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)
- Loi californienne sur les droits à la vie privée (CPRA)
- Loi sur la protection de la vie privée du Colorado (CPA)
- États-Unis - Connecticut DPA (CTDPA)
- Loi du Delaware sur la protection des données personnelles (DPDPA)
- Loi de l'Indiana sur la protection des données des consommateurs (US Indiana Consumer Data Protection Act)
- Loi sur la protection des données des consommateurs de l'Iowa (ICDPA)
- États-Unis - New Jersey SB 332
- Loi sur la protection des données des consommateurs du New Hampshire (NHCDPA)
- États-Unis - Oregon Consumer Privacy Act (OCPA)
- Loi sur la protection de l'information du Tennessee (TIPA) (États-Unis)
- États-Unis - Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA)
- Loi sur la protection de la vie privée des consommateurs de l'Utah (UCPA)
- Loi sur la protection des données des consommateurs de Virginie (VCDPA)
- et bien d'autres encore!
Clauses clés d'un DPA RGPD
Les DPA garantissent que toutes les parties impliquées dans le traitement des données à caractère personnel respectent les exigences en matière de protection des données à caractère personnel. Les clauses clés d'un DPA comprennent:
- Les finalités spécifiques pour lesquelles les données à caractère personnel seront traitées ;
- Les types spécifiques de données à caractère personnel qui seront traitées ;
- La durée du DPA ;
- Les obligations de chaque partie ;
- Les droits des personnes à l'égard de leurs données à caractère personnel
- Les mesures de sécurité en cas de violation du DPA, par exemple en cas d'atteinte à la protection des données ;
- L'utilisation de sous-traitants et leurs obligations ;
- Les obligations relatives aux transferts de données ; et,
- L'indemnisation et la responsabilité du responsable du traitement des données, du sous-traitant et des sous-traitants ultérieurs.
Un DPA doit être revu et mis à jour périodiquement pour s'assurer qu'il est conforme au RGPD et aux autres lois applicables. La non-conformité entraînera très probablement des pénalités et de lourdes amendes.
Ces clauses clés (y compris, le cas échéant, les clauses contractuelles types ou CCN) doivent être incluses dans tout DPA afin de garantir la conformité avec les lois pertinentes sur la protection des données et de protéger les données à caractère personnel de toutes les parties concernées.
Qui doit signer un accord sur le traitement des données?
Le responsable du traitement des données et le sous-traitant doivent signer un accord de traitement des données. Le RGPD et de nombreuses autres lois en vigueur dans le monde exigent que le responsable du traitement fournisse au sous-traitant des instructions écrites sur le traitement. Ces instructions se présentent généralement sous la forme d'un accord de traitement des données.
Le responsable du traitement a besoin du DPA pour fournir ces instructions au sous-traitant. Sans ces instructions, le traitement est contraire à la législation.
Le sous-traitant a besoin du DPA parce qu'il ne doit pas traiter les données à caractère personnel des clients sans instructions écrites.
Par conséquent, en l'absence d'un DPA écrit, les deux parties seraient responsables des infractions commises.
Signer un DPA en tant que responsable du traitement des données
Supposons que votre entreprise fasse appel à un prestataire de services ou s'associe à un tiers chargé du traitement des données. Dans ce cas, un DPA garantira que vous et le responsable du traitement des données que vous avez engagé respecterez les lois sur la protection de la vie privée nécessaires pour vos clients. Un responsable du traitement des données est une entreprise ou une entité étrangère à votre entreprise qui collecte, stocke et communique des données en votre nom. Par conséquent, un accord de traitement des données est nécessaire.
Vérifiez les éléments d'un accord de traitement des données énumérés ci-dessus et assurez-vous qu'ils sont suffisamment détaillés pour ne pas laisser de place à l'interprétation lorsqu'ils vous sont présentés.
Le responsable du traitement peut être tenu pour responsable d'une violation de données, même si elle a été causée par une erreur de la part du sous-traitant, dans le cas d'un accord de traitement des données RGPD. Assurez-vous que le sous-traitant dispose d'une bande passante suffisante pour protéger les données et de mesures organisationnelles pour répondre rapidement à tout problème qui surviendrait.
Signer un DPA en tant que responsable du traitement des données
Les entreprises de traitement des données, en particulier celles qui travaillent avec des données provenant d'utilisateurs de régions qui exigent des DPA, doivent se familiariser avec les DPA.
En tant que responsable du traitement des données, vous veillez à ce que les lois applicables en matière de protection des données traitent toutes les données à caractère personnel. Vous devez notamment veiller à ce que des mesures techniques et organisationnelles appropriées soient mises en place pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès, destruction, modification ou utilisation accidentels ou non autorisés. Vous devez également veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour et à ce que les personnes aient le droit de faire effacer ou corriger leurs données à caractère personnel si elles sont inexactes. Ces responsabilités s'étendent également à tous les sous-traitants que vous pouvez engager, y compris pour les activités de sous-traitance.
Le RGPD définira également vos obligations en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers. Supposons que vous transfériez des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Dans ce cas, vous devez vous assurer que des protections adéquates sont en place pour sauvegarder les droits et libertés des personnes.
Comment rédiger un accord sur le traitement des données
Lorsque vous êtes prêt à rédiger votre accord sur le traitement des données, vous devez veiller à inclure quelques éléments clés :
- Les parties concernées. Veillez à identifier le sous-traitant et le responsable du traitement des données dans l'accord.
- L'objet de l'accord. Il s'agit de préciser exactement quelles données seront traitées et dans quel but.
- Les rôles et responsabilités de chaque partie. Il s'agit d'un élément essentiel pour s'assurer que les deux parties comprennent leurs obligations dans le cadre de l'accord.
- La durée de l'accord. Cela protégera les deux parties en fixant un calendrier précis pour l'accord.
- Les conditions de confidentialité. Ce point est important pour garantir la protection de toute information sensible pendant toute la durée de l'accord.
- Toute autre condition pertinente. Il peut s'agir de lois et de règlements applicables qui doivent être respectés ou d'autres détails importants concernant l'accord.
Comment négocier un accord sur le traitement des données
Lors de la négociation d'un accord sur le traitement des données, y compris les modifications qui pourraient être apportées à l'avenir, il convient de garder à l'esprit un certain nombre de points essentiels. Tout d'abord, vous devez vous assurer que l'accord répond à toutes les exigences de la loi applicable. Ensuite, vous devez négocier des conditions favorables pour vous et votre entreprise. Voici quelques conseils pour y parvenir:
- Assurez-vous que l'accord répond à toutes les exigences en matière de protection des données. La plupart des lois sur la protection des données exigent que les accords sur le traitement des données comprennent certaines clauses, telles que la spécification de la finalité du traitement, la durée du traitement et les droits des personnes concernées.
- Négociez des conditions favorables pour vous et votre entreprise. Lors de la négociation d'un accord sur le traitement des données, tenez compte de vos propres besoins et objectifs, ainsi que de ceux de votre entreprise. Par exemple, vous voudrez peut-être inclure des dispositions qui protègent vos secrets commerciaux ou qui limitent la responsabilité en cas de violation.
- Demandez l'aide d'un avocat si nécessaire. Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour négocier un accord seul, ou si vous voulez vous assurer que toutes les exigences sont respectées, vous pouvez faire appel à un avocat pour vous aider dans ce processus.
Considérations relatives à la confidentialité et à la sécurité des données pour les autorités chargées de la protection des données
Lorsqu'il s'agit de données personnelles sensibles, les autorités chargées de la protection des données contribuent à garantir la mise en place de mesures de sécurité et de protection de la vie privée adéquates. Mais que doivent contenir exactement ces accords pour être efficaces ? Voici quelques éléments clés à prendre en compte par les autorités de protection des données en matière de protection de la vie privée et de sécurité:
- La minimisation des données. Les autorités chargées de la protection des données doivent inclure des dispositions exigeant que les responsables du traitement des données ne collectent et ne traitent que le minimum de données à caractère personnel nécessaires aux fins spécifiées dans l'accord. Cela permet de réduire le risque d'accès, d'utilisation ou de divulgation accidentels ou non autorisés d'informations sensibles.
- Contrôles d'accès. Les autorités chargées de la protection des données doivent exiger des responsables du traitement qu'ils mettent en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés. Ces mesures de sécurité de l'information peuvent inclure le cryptage, l'authentification par jeton, les pare-feu et la protection par mot de passe.
- Limitations du traitement. Les autorités de protection des données peuvent contribuer à garantir que les données à caractère personnel ne sont traitées qu'aux fins spécifiques autorisées par la personne concernée. Par exemple, une autorité de protection des données pourrait stipuler que les données personnelles ne peuvent être utilisées à des fins de marketing qu'avec le consentement explicite de la personne concernée.
- Qualité et exactitude des données. Les autorités chargées de la protection des données peuvent contribuer à garantir l'exactitude et la mise à jour des données à caractère personnel en exigeant des responsables du traitement qu'ils prennent des mesures raisonnables pour vérifier l'exactitude de toutes les données à caractère personnel qu'ils collectent et traitent. Ils doivent également mettre en place des procédures permettant aux personnes de corriger toute inexactitude dans leurs données personnelles.
- Périodes de conservation des données. Les autorités chargées de la protection des données peuvent contribuer à garantir que les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire aux fins spécifiées dans l'accord. Cela permet de réduire le risque d'accès ou d'utilisation non autorisés et de s'assurer que les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
- Droits des personnes concernées. Les autorités chargées de la protection des données doivent inclure des dispositions exigeant que les responsables du traitement respectent les droits des personnes à l'égard de leurs données à caractère personnel. Il peut s'agir de permettre aux personnes d'accéder à leurs données personnelles et de les corriger, voire de les supprimer s'il n'y a pas de raison légitime de les conserver.
- Politiques de confidentialité. Les autorités chargées de la protection des données doivent exiger des responsables du traitement qu'ils mettent en place des politiques de confidentialité complètes expliquant clairement comment les données à caractère personnel sont collectées, utilisées et protégées. La politique doit également contenir des informations de contact permettant aux personnes concernées de faire des demandes ou d'exercer leurs droits dans le cadre de l'accord.
- Violations de données à caractère personnel. Les autorités de protection des données doivent exiger du sous-traitant qu'il fournisse au responsable du traitement, sans retard injustifié, une description de la violation de données à caractère personnel, le type de données faisant l'objet de la violation, les catégories de personnes concernées et les autres informations requises par le droit applicable en matière de protection des données, dès que ces informations peuvent être collectées ou deviennent disponibles d'une autre manière. Le sous-traitant doit également fournir une assistance raisonnable à toute demande raisonnable du responsable du traitement relative à la violation de données à caractère personnel.
- Audits et évaluations. Les autorités chargées de la protection des données peuvent contribuer à garantir que les responsables du traitement respectent leurs obligations en matière de sécurité et de respect de la vie privée en prévoyant des audits réguliers ou des évaluations de l'impact sur la protection des données (DPIA) sur l'efficacité de leurs mesures. Cela permet d'identifier les faiblesses de leurs processus et d'y remédier avant qu'une violation ne se produise.
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Des modèles d'accord de traitement des données sont facilement disponibles en ligne, comme ce modèle d'accord de traitement des données RGPD de l'UE fourni par la Commission européenne.
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Réflexions finales
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